Tugas 2. Semester 2 - Mail Merge

Kerjakan di Weblog Anda masing-masing dengan segala aturan yang sudah diajarkan oleh SUHU PSPB RONGGOLAWEZ21 !!!

1. Definisi Mail Merge ?
2. Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) unsur pokok Mail Merge !
3. Sebutkan dan jelaskan tentang Database !
4. Manfaat Database ?
5. Contoh-contoh software aplikasi pembuat data berbasis Database ! Minimal 5.
6. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat dokumen bergaya Mail Merge !
7. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Main Document (Master Surat) dalam Mail Merge !
8. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Data Source (Source Data) dalam Mail Merge !
9. Jelaskan mengapa harus terlebih dahulu membuat Main Document dalam Mail Merge !?
10. Jelaskan prosedur Merger "Main Document" dengan "Data Source" dalam Mail Merge !
11. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, membuat Data Source dahulu; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, menggabungkan keduanya ? Jelaskan dong !
12. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni : Pertama, menggabungkan Main Document dengan Data Source; Kedua, membuat Main Document; Ketiga, membuat Data Source ? Jelaskan lagi dong dong ah !
13. Bagaimanakah prosedur menyimpan secara aman atas Dokumen Mail Merge yang dibuat ?
14. Jelaskan, apa ekstensi file yang berupa Dokumen Mail Merge !
15. Bagaimanakah cara mengenali suatu Dokumen yang sudah dibuat dan disimpan di suatu Drive, misalnya Drive D ? Jelaskan !
16. Bagaimanakah cara membuka Dokumen Mail Merge yang sudah disimpan di suatu Drive ?
17. Bisa diedit apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
18. Bisa dicopy apa tidak ,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong caranya !
19. Bisa dihapus apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ? Jelaskan dong, mengapa menghapusnya ?
20. Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software Aplikasi, apa namanya ?
21. Software apa sajakah yang menjadi saudara/saudari dari software Microsoft Word ?
22. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya masuk rumpun apakah ? Nama Perusahaan Produsennya ? Alamatnya termasuk Websitenya ?
23. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya, termasuk Open Source Software (Free Program) ataukah Close Source Software (Paid Program) ? Jelaskan!
24. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software "Ms Excel, Ms Power Point, Ms Outlook, dan Ms Publisher ? Mengapa demikian ?
25. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Website Blogspot dan yang sejenisnya ? Mengapa demikian ?
26. Sebutkan dan jelaskan manfaat membuat Dokumen Mail Merge ! Minimal 3.
27. Dokumen Mail Merge yang sudah dibuat, apakah akan dicetak seluruhnya ? Mengapa demikian ?
28. Bagaimanakah cara mencetak Dokumen Mail Merge ?
29. Bisakah, Dokumen Mail Merge diconvert (diubah) dalam tampilan Dokumen Bergaya PDF ?
30. Jelaskan, apakah PDF itu ?
31. Apa kepanjangan PDF itu ?
32. Apa tujuan membuat Dokumen PDF ?
33. Dengan software apakah, bisa mengubah Dokumen Mail Merge ke dalam PDF Mail Merge ?
34. Gratis ataukah Berbayar,"Software Creator PDF" itu ? Bilamana gratis, silahkan Free Download, di manakah untuk mendapatkannya. Bilamana sudah mendapatkannya, silahkan diinstallkan ke dalam Komputer Anda ! Bilamana Berbayar, beli di manakah ? Silahkan beli, kalau memang ingin membelinya !
35. Sebutkan dan jelaskan Keunggulan dan Kelemahan Software "Open Source" dan Software "Close Source" ?


Selamat mengerjakan ! Pelajar Sejati, Perjuangannya ? Berkelanjutan ! Pelajar Semelekete, Perjuangannya ? Berhenti !


answer : 
1.) Mail merge adalah untuk menggandakan surat yang isinya sama , namun data / alamat yang dituju berbeda. Mail merge juga biasa disebut dengan Surat masal. Kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

2.)



3.) Basis data(bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.
[sunting] Perangkat lunak basis data

Perangkat lunak basis data yang banyak digunakan dalam pemrograman dan merupakan perangkat basis data aras tinggi (high level):

* [[]]
* Microsoft SQL Server
* Oracle
* Sybase
* Interbase
* XBase
* Firebird
* MySQL
* PostgreSQL
* Microsoft Access
* dBase III
* Paradox
* FoxPro
* Visual FoxPro
* Arago
* Force
* Recital
* dbFast
* dbXL
* Quicksilver
* Clipper
* FlagShip
* Harbour
* Visual dBase
* Lotus Smart Suite Approach

Selain perangkat lunak di atas, terdapat juga perangkat lunak pemrograman basis data aras rendah (low level), diantaranya:

* Btrieve
* Tsunami Record Manager


4.) Penggunaan teknologi database didunia bisnis bermanfaat menghemat waktu dan biaya karena dengan database yang terkomputerisasi kita bisa banyak menyimpan informasi seperti mencetak, memuat, menampilkan data yang akurat, memudahkan pengaksesan data, mengisolasi data untuk di standarisasikan, mengurangi redundasi data dan inkonsistensi. Dan yang menjadi faktor pertimbangan bagi para pelaku bisnis dalam skala besar adalah apabila desain yang dibangun tidak cermat dapat menyebabkan hilangnya data yang di butuhkan, data yang tidak konsisten, proses update yang lambat dan lain-lain.

5.)Contoh-contoh dari aplikasi database engine misalnya seperti:
SQL Server, dibuat oleh Microsoft.
MS Access, dibuat oleh Microsoft.
Oracle Database, dibuat oleh Oracle.
MySQL, dibuat oleh MySQL AB.
Firebird, dibuat oleh komunitas open source berdasarkan dari kode Interbase.
PostgreSQL, dibuat oleh komunitas open source.
DB2, dibuat oleh IBM.
Masih banyak lagi sederet nama database engine yang ada di dunia ini. Anda bisa mencarinya dengan keyword ‘database engine’ atau ‘database server’.

6.) Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

* Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu: Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
* Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya. 

* Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu: Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
* Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
* Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru. 


Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:
1. Tahap I Membuat Data SourceBuat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
data source mail merge Tahap II Membuat Dokumen Master
2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Dokumen Master mail merge Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
Start Mail Merge
4. Selanjutnya kita akan memilih data source.
5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
7.) Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8.) Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9.) Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10.) Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>.
11) Tidak bisa, Karena prosedur pembuatan Mail Merge tersebut sudah ditetapkan seperti itu. Jadi sudah tidak bisa dirubah lagi. Apabila itu dirubah, maka akan terjadi kesalahan atau error.
12)tidak bisa karena kita harus membuat main document dan data source terlebih dahulu baru keduannya digabunggkan menjadi satu.

13.) Klik icon save – ketik nama file dari mail merge – klik save – hasil penyimpanan di cut ke folder yang telah disediakan

15.) klik kanan pilih dan klik explore – klik my computer – klik drive D – carilah file hasil pembuatan dokumen dan klik 2 kali
16.) klik kanan pilih dan klik explore – klik my computer – klik drive D – carilah file hasil pembuatan dokumen dan klik 2 kali
17.) bisa. klik drive – klik 2 kali dokumen mailmerge – edit sesuka hati
18.) bisa. Klik drive - klik kanan dokumen mailmerge – pilih dan klik copy – masuk
Kedalam drive yang akan ditempatkan atau masuk pada Ms. word –klik kanan paste
19.) bisa. Klik drive – klik kanan dokumeen mailmerge – pilih dan klik delete
20.)microsoft outlook
21) microsoft excel, power point, access, publisher, outlook dan lainn-lain
22) microsoft office, produsennya adalah microsoft coorporation
23)open source software karena tersedia dalam bentuk kode sumber yang kode sumber dan hak-hak tertentu lainnya yang biasanya disediakan untuk hak cipta pemegang disediakan di bawah lisensi perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mempelajari, mengubah, dan meningkatkan kinerja perangkat lunak. Open source licenses often meet the requirements of the Open Source Definition . lisensi Open source sering memenuhi persyaratan Definisi Open Source
24.) tidak bisa karena Ms.Excel, Ms. Power point , Ms Outlook, dan Ms Publisher bukan program pengolah kata sedangkan mailmerge merupakan pengolah kata.
25.) tidak bisa karena program tersebut khusus untuk microsoft word
26.) 1. Mudah dan cepat dalam meembuat undangan
2. tidak memakan banyak waktu
3. Tidak melelahkan tangan
27) ya karena setiap dokumen mempunyai beberapa perbedaan di mail margenya contohnya adalah Nama, alamat, ttl, Dan lain-lain
28) Klik copy paste dokumen mail merge dan letakkan di Ms.Word. Kemudian tekan Ctrl-P dan tentukan halaman dan bayak halaman yang diprint. Klik OK Sebelumnya hidupkan dulu mesin Printnya
29.) BISA
30.) PDF Adalah sebuah format berkas yang dibuat oleh Adobe System pada tahun 1993 untuk keperluan pertukaran dokumen digital
31.) PDF (PORTABLE DOKUMENT FORMAT)
32) Tujuan BUAT dokumen PDF :
PDF/X. Standard ini merupakan sub-bagian dari format PDF yang digunakan oleh industri percetakan.
PDF/E. Kalo format PDF yang satu ini khusus ditujukan untuk enginer atau teknisi.
PDF/A. Standard ini khusus ditujukan untuk dokumen-dokumen yang akan dijadikan arsip.
PDF/UA. Saat tulisan ini dibuat... konon... standard yang satu ini masih dalam tahap drafting atau perancangan. Standard ini dibuat dengan tujuan untuk membuat format PDF yang Universal.

33.) Software dari Microsoft word

34.) Dengan cara membeli di vendor distributor center bias di Surabaya atau Jakarta
35.) Beberapa kelebihan penggunaan software opensource yang telah banyak dikenal adalah :-Dapat melihat Source Code-Modifikasi dan distribusi ulang source code-Memungkinkan tidak tergantung pada satu vendor-Tidak menggunakan format data yang proprietary-Memungkinkan integrasi antar produk-Mengurangi biaya lisensi software
Selain itu ada beberapa hal yang menjadi penghambat penggunaan software open source pada sebuah organisasi. Hal yang terutama adalah tidak adanya bentuk support sales, marketing dan hal-hal yang mendukung penjualan. Hal ini biasanya menjadi pertimbangan bagi sebuah organisasi untuk mengimplementasikan software opensource. Namun sekarang ini perusahaan besar seperti IBM dan HP membundling produk opensource dengan produk close source mereka. Seperti Websphere dengan Apache, Oracle dengan Linux, SAP dengan MySQL. Software opensource di pasarkan dan di jual dengan cara yang berbeda. Namun justru hal tersebut menjadi kekuatan opensource. Secara terpisah sofwtare opensource mempunyai price/performance terbaik di kelasnya. Secara bersama-sama software opensource menawarkan solusi yang terintegrasi. Software opensource telah membuktikan keunggulan di bandingkan close source dengan metode pengembangan dan pengujian yang unik. Keunggulan close open sourtce aman dari penjarahan orang lain dan kelemahannya jarang diminati oleh banyak orang  



Sumber : http://suhupspbwongtubanronggolawez21.blogspot.com/2010/03/tugas-2-semester-2-mail-merge.html

Review of Sememster Test 1

Lesson                 : ICT                                    
Class / Program   : X / Core C
Semester             : 2 ( Even )
Name                  : Naimatul Muhimmah
Day / Date           : Wednesday, 03 15 2011 (04 11 2011)
Session                : 2
Hour                    : 08.40 - 10.10 ( 10.45 - 12.00 )

Please answer the following question, short and right ! Please use Full English Version !
QUESTION :
1. Please, specify and each function about all the members of Microsoft Office 2007 !
2. Please, specify and each function about all the members of Pull Down Menu in Ms Word 2007 !
3. Please, specify  the function of Office Button in  Ms Word 2007 !
4. Please, specify all the members of View Menu in Ms Word 2007 !
5. Please, specify the advantage of Managing File in Ms Word 2007 !

Notice !

Strictly forbidden to operate a Laptop, Notebook, Netbook, and Similar !!!!

                                                                 **************
Answer!

1.  Microsoft Office Access 2007 provides a powerful set of tools that help you to quickly start tracking, reporting, and sharing information. You can rapidly create attractive and functional tracking applications by customizing one of several predefined templates, converting an existing database, or creating a new database, and you can do so without deep database knowledge. By using Office Access 2007, it is easy to adapt database applications and reports to changing business needs. The enhanced support for Windows SharePoint Services 3.0 in Office Access 2007 helps you to share, manage, audit, and back up your data.

 Microsoft Office Excel 2007 To organize the data in the form of numbers. Microsoft Office Excel 2007 provides powerful tools and features that you can use to analyze, share, and manage your data with ease. To organize the data in the form of numbers.

 Microsoft® Office Groove® 2007 is Internet software for making direct connections with the people who are important to you. With Office Groove 2007, you can bring together team members from both inside and outside your company, with no IT assistance required and no need to waste time thinking about firewalls, servers, security, or network access. Additionally, you can enjoy the efficiency of always knowing each other's virtual location, or online presence, thus allowing for organic and quick conversation and collaboration.

 Microsoft InfoPath 2010 helps organizations streamline business processes and design sophisticated electronic forms.

 Microsoft Office OneNote 2007, the easy-to-use note-taking and information-management program in the Microsoft Office System. Use OneNote to capture your thoughts and ideas in electronic notebooks, where you can easily organize, search, and share them.

 Microsoft Office Outlook 2007 provides you with a comprehensive time and information manager. Using new features such as Instant Search and the To-Do Bar, you can organize and instantly locate the information that you need. New calendar sharing capabilities, Microsoft Exchange Server 2007 technology, and improved access to Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 information enable you to safely share data that is stored in Office Outlook 2007 with coworkers, friends, and family, no matter where those people are located. Office Outlook 2007 makes it easier for you to prioritize and control your time, allowing you to focus on the things that matter most. This article provides an overview of Office Outlook 2007, with an emphasis on new and improved features.

 Microsoft Office Outlook 2007. To help you produce professional-looking presentations, PowerPoint 2007 provides a comprehensive set of features that you can use to create and format your information. You can create and add designer-quality SmartArt graphics with only a few clicks of your mouse.

 Microsoft Office Publisher 2007 is the business publishing program that helps you create, design, and publish professional-looking marketing and communication materials. You can create materials for print, e-mail, and the Web with an intuitive, task-based environment that guides you from initial concept to final delivery in-house without professional design and production expertise.

2. Pull down menu
Find, find text in the document
Go to, navigate to specific place in the document
Select Object, Change to the selection cursor, so that you can select and
move ink and other objects in the document

3. a. New, to make a new document
b. Open, to open a document
c. Save, to save an updated document
d. Save as, to save an unnamed document or to save an old document with a new name
e. Print, print a document
f. Prepare, to prepare a document to be distributed
g. Send, to send a document to another person
h. Publish, to distributed a document to another person

4. Print Layout, Full Screen Reading, Web Layout, Outline, Draft, Zoom, 100%, One Page,Two Pages, Page Width.

5. To Make documents such as, letters, reports, and booklets.